27 Apr Wie verliere ich als Office Managerin bei mehreren Auftraggebern nicht den Überblick?

In meiner Funktion als Office Managerin bin ich die Schnittstelle der gesamten internen Belegschaft.

Dies bedeutet, dass Aufgaben durch diverse Kanäle zu mir kommen, und dies in unterschiedlichsten Prioritäten und verschiedensten Formen. Dies kann ein Dokument hinterlegt im Ablagefach im Büro sein, eine Notiz auf meinem Arbeitsplatz, ein Anruf, eine Text- oder Sprachmitteilung, Systembenachrichtigungen und natürlich E Mails – viele E Mails.

Klar ist auch, dass für jeden Auftraggeber seine von ihm zugewiesenen Aufgaben die höchste Priorität haben und es am besten schon gestern erledigt sein sollte. Wie also mit der Datenflut und den individuellen Wünschen umgehen?

Ein paar Tricks

Um die Arbeiten bei mehreren Auftraggebern zu koordinieren, ist es wichtig, sich als erstes einen Überblick über die offenen Aufgaben zu verschaffen.

Konzentrieren wir uns auf die Aufgaben via E Mail. Damit die Zuordnung nach Thema und Auftraggeber möglichst zeitsparend verläuft, ist es sinnvoll, die Eingänge immer in derselben Reihenfolge zu prüfen. Sämtliche E-Mails werden grob überflogen und umgehend den eigens definierten Kategorien zugeordnet – dies können Themengruppen sein, Namen, Daten, etc., womit auch immer Sie gut arbeiten können.

Anschliessend müssen Prioritäten gesetzt werden – manche Prioritäten gehen selbsterklärend aus den Aufgaben hervor, andere müssen näher begutachtet und nach Dringlichkeit und Wichtigkeit eingeordnet werden. Ein gutes Stichwort ist hier das Eisenhower-Prinzip.

Bei Unklarheiten, sowie einem sehr grossen Arbeitsvolumen muss mit den Auftraggebern Rücksprache genommen werden um so die offenen Arbeiten richtig zu priorisieren und ausführen zu können. Unwichtige Aufgaben bzw. solche, die im Moment nicht von grosser Dringlichkeit sind, sollten nach hinten gestellt und zu einem späteren Zeitpunkt abgearbeitet werden.

Regelmässige Arbeiten, die z.B. wöchentlich anfallen, werden am besten als Erinnerungen im Serienmodus via Outlook (oder einem anderen geeigneten Tool) eingestellt. So ist sichergestellt, dass die Routinearbeiten immer erledigt werden, ohne dass man sich hierzu extra Gedanken machen muss.

Eine wiederkehrende Vorgehensweise, Themen verschiedenen Kategorien zuordnen sowie Erinnerungen in einem geeigneten Tool einstellen sind wichtige Voraussetzungen, um den Überblick nicht zu verlieren und Prioritäten richtig setzen zu können.

Ich wünsche euch viel Erfolg und freue mich auf Eure Erfahrungen.