Sechs Schritte zur erfolgreichen Pflege Ihrer Bewerberdatenbank

Das Suchen, Gewinnen und Halten qualifizierter Arbeitskräfte stellt in einem von Bewerbenden- sowie Fachkräftemangeln geprägten Markt eine herausfordernde Aufgabe dar. Diese Herausforderungen könnten die Arbeit von Recruitern, welche im Jahr 2021 einen Aufschwung erlebten, zukünftig merklich erschweren. Für das Recruiting werden bereits verschiedenste Methoden angewandt, wie das Active Sourcing, das Mobile sowie Social Recruiting, und nicht zuletzt das Reaktivieren von bereits dokumentierten Interessent:innen.

Nachfolgend stellen wir Ihnen sechs Schritte vor, welche Sie bei der Bewältigung dieser herausfordernden Aufgabe unterstützen.

1. Erstellen Sie einen klaren Prozess bezüglich des Umganges mit Lebensläufen

Wöchentlich erhalten Sie eine Anzahl verschiedenster Bewerbungen, wobei oftmals nur einzelne, passende Profile dabei sind. Die restlichen Bewerbungen sind für den momentanen Suchauftrag unpassend oder passen generell nicht zu Ihrem Unternehmen. Damit in Zukunft ausschliesslich passende Interessent:innen Ihrer Bewerberdatenbank hinzugefügt werden, braucht es einen klar definierten Prozess und Entscheidungskriterien. Anhand dessen wird entschieden, welche Bewerbungen – wenn überhaupt – in ihrer Datenbank erfasst werden sollen. Der Prozess wird im besten Fall vom gesamten Team verfolgt, denn erst damit wird das Potenzial Ihrer Datenbank in vollem Umfang genutzt.

So können Sie Ihre Datenbank bspw. in drei Kategorien einteilen:

  • Vielversprechendes Profil für den aktuellen oder einen anderen, laufenden Suchauftrag = genaue und vollständige Einpflegung der Daten
  • Vielversprechendes Profil für welches aktuell jedoch keine Vakanz offen ist = generelle Einpflegung der Daten
  • Ungeeignetes Profil für jegliche aktuelle und künftige Suchaufträge = Absage und Löschung der Daten

An dieser Stelle möchten wir erwähnen, dass das Speichern der Daten selbstverständlich nur mit der Zustimmung der jeweiligen Kandidat:in erfolgen darf und der Datenschutz in jedem Fall gewährleistet werden muss.

2. Ergänzen Sie Profile mit wichtigen Kompetenzen und Fähigkeiten, um eine schnelle Suche zu gewährleisten

Je nach Unternehmen muss ein Jobtitel unterschiedliche Aufgabenbereiche abdecken und zieht somit unterschiedliche Kompetenzen mit sich mit. Durch eine Ergänzung relevanter und wichtiger Kompetenzen in den Profilen in Ihrer Bewerberdatenbank kann die Suche nach bestimmten Merkmalen und Fähigkeiten vereinfacht werden. Dies bedingt zwar ein Mehraufwand zum Zeitpunkt der Erfassung der Kandidat:innen, welcher sich jedoch mittel- und langfristig lohnt.

3. Vermeiden Sie Duplikate von Datensätzen

Durch das doppelte Erfassen von Kandidat:innen verlieren Sie wertvolle Zeit. Mit Applikationen oder klaren Vorgaben, wie Daten erfasst werden in Ihrem System, vermeiden Sie unnötige Duplikate.

4. Regen Sie Ihr Team an, auf eine kontinuierliche Datenpflege zu achten

Eine gute Datenpflege zieht transparente Erwartungen und Zielvorgaben mit sich mit. Solche Ziele legen fest, inwiefern weitere Ergänzungen alter- sowie neuerfasster Daten begutachtet werden sollen. So können Ziele zur Überprüfung von Profildaten (Screening), dem Klassifizieren sowie dem Berichtigen dieser festgelegt werden.

Schaffen Sie zusätzlich einen Anreiz, die Bewerberdatenbank sorgfältig zu pflegen, indem Sie Ihre Mitarbeitenden belohnen, welche bezüglich der Pflege einen auffällig guten Job ausführen.

5. Scheuen Sie sich nicht davor, auf Unterstützung zurückzugreifen

Die Pflege einer Datenbank kann trotz guter Absichten im Alltag schnell untergehen. Da diese Tätigkeit nicht als einmaliges Projekt angesehen werden kann, sondern immer wieder erledigt werden muss, macht es Sinn, für das Bereinigen der Datenbank auf externe Hilfe zurückzugreifen. Nebst dem Anstellen von beispielsweise Praktikant:innen, welche sich um das Bereinigen kümmern, können Sie je nach Ressourcen gar eine neue Stelle dafür schaffen, welche sich unter anderem um die Thematik kümmert.

6. Nutzen Sie die heutige Technologie und automatisieren Sie Ihre Datenerfassung

Die Technik von heute ermöglicht mit Hilfe von Applikationen ein automatisiertes Einfliessen der Daten der Bewerbenden in Ihr Bewerbermanagementsystem. Nebst dem Sparen wertvoller Zeit sorgen solche Tools für eine erfolgsversprechende Datenqualität. So kategorisieren Sie Bewerbungen automatisch, wie bspw. nach Kompetenzen, Schulabschlüssen, Qualifikationen, Art der Anstellung etc., was eine einfachere Suche mit sich bringt.

Sollte Ihr Unternehmen nicht die finanziellen Möglichkeiten haben ein umfangreiches Bewerbermanagementsystem einzuführen können wir Sie beruhigen. Auch mit den bestehenden Tools gibt es meist einfache Möglichkeiten, eine Datenbank aufzubauen. Benötigen Sie Unterstützung dabei oder haben Fragen zu dem Thema? Wir helfen Ihnen gerne weiter.

Quelle: Anna-Lena Swager (2022). 6 Tipps zur Pflege Ihrer Bewerberdatenbank. Bullhorn GmbH. https://www.bullhorn.com/de/blog/6-tipps-bewerberdatenbank-pflegen/

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