29 Nov Auf die Payroll kommt es an
Im Bereich HR arbeitet eine Unternehmensabteilung, deren Bedeutung oft unterschätzt wird: die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung.
Viele sehen hier eine rein technische oder verwaltende Funktion. Aber ganz so einfach ist das mit der Payroll in einem modernen Unternehmen nicht.
Was ist überhaupt Payroll?
Der englische Begriff der Payroll besitzt verschiedene Bedeutungen und wird genauso in unterschiedlichem Kontext genutzt:
- für eine Liste aller Angestellten mit ihren individuellen Bezügen inklusive aller Extras oder Boni
- als Ausdruck für den Gesamtbetrag aller Gehälter oder Löhne, die ein Unternehmen zu zahlen hat
- als Synonym für die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung
- und genauso als Begriff für die Lohn- oder Gehaltsabrechnung selbst
Deren Erstellung ist die Aufgabe von Payroll Specialists oder dem Payroll Management. Dabei ist er längst nicht nur mit Gehältern oder Löhnen beschäftigt. Auch Zeiterfassung, die Einhaltung der Arbeitszeiten oder das Protokoll von Fehlzeiten gehören in diesen Bereich. Der Payroll Specialist braucht dazu umfangreiche Kenntnisse im Arbeits- und Sozialversicherungsrecht sowie zu Teilen des Steuerrechts.
Im Umfeld dieser Normen muss der Bereich Payroll rechtskonform das umsetzen, was HR-Kollegen beim Recruiting oder die Unternehmensführung bei Gehaltsverhandlungen oft individuell – aber zumeist ohne tiefere Kenntnisse der gesetzlichen Vorgaben – vereinbaren. Mit dieser Umsetzung kommt Payroll eine weitere grosse Bedeutung zu. Denn Fehler oder Gesetzesverstösse können teure arbeitsrechtliche oder sogar strafrechtliche Konsequenzen haben.
Diese Umsetzung zählt – wie beispielsweise auch die Arbeitszeiterfassung – zum ersten Teil eines dreistufigen Payroll-Prozesses:
So läuft der Payroll-Prozess ab
1. Payroll-Vorbereitung
Zu den vorbereitenden Aufgaben im Payroll gehören:
- Festlegung der Payroll-Rahmenbedingungen wie Auszahlungstermine in Absprache mit der Unternehmensführung sowie unter gleichzeitiger Einhaltung interner und externer Vorgaben
- Datenerfassung oder -verarbeitung und deren Prüfung
2. Payroll-Erstellung
- automatisierte Erstellung der einzelnen Lohn- und Gehaltsabrechnungen und anschliessende Prüfung
- in der Summe ergibt sich die unternehmensweite Payroll eines jeweiligen Monats
Dieser Teil gilt als der wesentliche Payroll-Prozess im engeren Sinne. Im Übergang zum nächsten Schritt ist dann die Unternehmensbuchhaltung zu informieren, die dafür sorgt, dass zu den Auszahlungsterminen entsprechende Mittel auf dem Unternehmenskonto zur Verfügung stehen.
3. Payroll-Nachlauf
- Auszahlung aller Gehälter
- und gleichzeitige Abführung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen
- Buchhaltung zu allen Zahlungen
- Reporting für Unternehmensführung, Abteilungs-, Bereichs- oder Teamleitungen und das Controlling zu den aktuellen Personalkosten
Eine Grafik verdeutlicht das umfangreiche Geflecht, in dem sich Payroll bei diesem Prozess bewegt:
(Quelle: greytHR – Payroll in India – https://www.greythr.com/complete-guide-payroll/)
Anforderungen an den Bereich Payroll
Eine zuverlässige Payroll-Arbeit ist die Grundlage jeder Mitarbeitermotivation. Unternehmen, die – ohne wirtschaftliche Schieflage und Kommunikation mit den Beschäftigten – unpünktlich, unvollständig oder fehlerhaft Gehälter beziehungsweise Löhne zahlen, schaden sich durch eine beeinträchtigte Mitarbeitermotivation erheblich.
Ein ebenso erheblicher Schaden kann finanziell entstehen, wenn Steuern und Sozialabgaben nicht oder falsch abgeführt werden. Daneben ist außerdem eine strafrechtliche Verfolgung möglich. Im Falle einer Verurteilung drohen Geld- oder Freiheitsstrafen. Arbeitgeber sind Schuldner für Einkommens- oder Lohnsteuer sowie die Sozialversicherungsbeiträge und haften dafür. Verantwortlich sind dafür die Gesellschafter und die vertretungsberechtigten Personen der Unternehmensführung.
Moderne Arbeitsverhältnisse erhöhen die Payroll-Komplexität
In den meisten Unternehmen haben sich komplexe Entlohnungsmodelle etabliert. Zugleich sind viele Beschäftigungsverhältnisse flexibler ausgestaltet worden. Dazu zählen Befristungen oder Teilzeit-Verträge und die Beschäftigung von Freelancern oder Mitarbeitern auf Abruf und der Personalverleih.
Alle diese Beschäftigungsarten unterliegen zusätzlichen oder komplett anderen Normen und Rahmenbedingungen. Das erhöht die Anforderungen an die Kenntnisse der Mitarbeiter im Payroll-Bereich deutlich. Eine regelmässige, umfangreiche Weiterbildung ist angesichts kontinuierlicher Anpassungen und Veränderungen im Sozialversicherungs- oder Steuerrecht ein Muss. Gefragt sind dabei tatsächlich Payroll Specialists oder Payroll Experts. Der klassische Begriff der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung wird den Anforderungen in diesem Bereich längst nicht mehr gerecht.
Exkurs: Payrolling
Angelehnt an den Begriff der Payroll als Gehaltsliste hat sich zuletzt das Payrolling als eine flexible Form von Personaleinsatz und -steuerung etabliert. Payrolling steht dabei dem Konzept von Temporär- oder Zeitarbeit sehr nahe, zeigt aber gegenüber der Zeitarbeit einen entscheidenden Unterschied und Vorteil für Unternehmen.
Eine Temporärfirma rekrutiert selbst das Personal, welches sie dann einem Unternehmen zur Verfügung stellt. Beim Payrolling sucht dagegen der Unternehmenskunde die Mitarbeiter aus, die dann auf der Payroll des Personaldienstleisters landen. Das Unternehmen kann sie von dort flexibel abrufen und ist zusätzlich von sämtlichem administrativem Aufwand für die Mitarbeiter entbunden. Das erledigt alles der Payroller.
Payrolling als neues Arbeitsmodell hat besonders in Branchen mit saisonal schwankender Konjunktur schnell Verbreitung gefunden – beispielsweise im Bau- oder Gastgewerbe. Grundsätzlich bietet Payrolling aber Unternehmen aller Branchen Vorteile.
Die globale Payroll
Viele KMU und erst recht die grossen Konzerne arbeiten mit weiteren Niederlassungen oder Tochtergesellschaften international in vielen verschiedenen Ländern. Unter diesen Bedingungen verändert sich auch Payroll in ihren Anforderungen und Prozessen.
Aus unternehmerischer Sicht wäre ein einheitliches globales Payroll-System hier die effizienteste Lösung. Tatsächlich rechnet aber nur jedes dritte Unternehmen nach weltweit einheitlichen Standards ab, wie diese Studie zeigt. Ein kleiner Teil erledigt die Payroll sogar noch manuell.
Durch die von den meisten eingesetzten unterschiedlichen Payroll-Systeme entstehen viele Fehler und Ungenauigkeiten in den Abrechnungen. Zudem steigen Kosten und Zeitaufwand für die Payroll, während die Qualität beim Reporting durch die verschiedenen Systeme und Tools abnimmt.
Aber: Mit welchen Tools arbeiten Payroll Experts überhaupt?
Payroll: Tools & Trends
Ein Vielzahl von Tools unterstützt die Payroll-Arbeit. Der wesentliche Vorteil der Tools liegt in der erhöhten Automatisierung der Datenströme über verschiedene Schnittstellen zu anderer Unternehmenssoftware wie dem Zeiterfassungssystem. Die Tools senken den Payroll-Aufwand messbar und minimieren zugleich mögliche Fehlerquellen im Abrechnungssystem.
Dafür ist ein klassisches Payroll-Tool sehr anfällig:
Ist Excel noch zeitgemäss?
Excel zählte lange zu den weit verbreiteten Payroll-Tools, bevor es zunehmend von Spezialsoftware abgelöst wurde. Trotzdem ist Excel immer noch häufig im Einsatz: bei kleinen Unternehmen und Startups, Freiberuflern oder Selbstständigen.
Die Software hat aber eine grosse Schwäche: die hohe Fehleranfälligkeit durch manuelle Eingaben. Manuelle Payroll-Arbeit erhöht zudem den Zeitaufwand. Deswegen setzt die Mehrzahl der Unternehmen auf andere Payroll-Tools oder komplette HR-Software-Suiten mit modularem Aufbau und integrierter Payroll-Software.
Welche Tools und Software gibt es?
Diese Beispiele zeigen eine Auswahl der verbreitetsten Payroll-Software als einzelne Tools oder Bausteine ganzer HR- und Unternehmenssoftware:
Trends bei Payroll-Systemen
Der Trend bei Payroll und Payroll-Systemen geht klar in Richtung Automatisierung und ganzheitlicher Vernetzung entlang des HR-Komplexes von Recruiting oder Talent Management über Payroll bis hin zum Offboarding.
Damit erhalten die Unternehmen eine Möglichkeit, ihr wichtigstes Kapital – die Mitarbeiter – immer individueller und zugleich effizienter zu betreuen, zu fördern und zu verwalten.
Auf der anderen Seite steht die Entwicklung, den Payroll-Prozess auszugliedern. Ein bekannter Anbieter für Payroll-Outsourcing ist SD Worx. Genauso geht das Payrolling teilweise in diese Richtung. Zusammenfassend lässt sich festhalten: Die Zukunft gehört Payroll as a Software und Payroll as a Service.